Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Истребование документов у контрагента». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начнем с того, что истребование документов при любой налоговой проверке — это стандартная первичная процедура получения налоговым органом базовой информации о финансово-хозяйственной деятельности компании.
«Внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам
Истребование информации через «внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам в последнее время становится не просто трендом налогового контроля, а каким-то хайпом для проверяющих и рассматривать их необходимо вместе потому, что для данных требований в НК РФ имеется общая статья 93.1.
Хоть статья и одна, но полномочия налоговых органов по ней четко дифференцированы по объему запрашиваемых у компании документов в зависимости от проводимой в отношении ее контрагента формы налогового контроля:
- в ходе налоговых проверок налоговый орган вправе истребовать у компании документы (информацию), касающиеся деятельности его проверяемого контрагента компании или иных лиц (пункт 1 статьи 93.1 НК РФ);
- вне рамок проведения налоговых проверок проверяющий налоговый инспектор вправе истребовать лишь документы (информацию) в отношении конкретной сделки (пункт 2 статьи 93.1 НК РФ).
Срок для представления документов — 5 дней или 10 дней (зависит от основания истребования) со дня получения требования, но может быть продлен по после соответствующего уведомления от проверяемой компании.
Срок исполнения требования налоговиков
Документы, которые запросила налоговая инспекция, должны быть представлены в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если компания не располагает запрашиваемыми документами, то об этом нужно сообщить в инспекцию также в пятидневный срок. В этом случае факт непредставления документов освободит фирму от санкций (фирма не проигнорировала требование ИФНС, а добросовестно сообщила, что запрашиваемых документов у нее нет).
Нередко компания не имеет возможности подготовить документы в отведенный налоговым законодательством пятидневный срок. Например, если организация небольшая, и единственный бухгалтер, который ведет учет, попал в больницу. На этот случай положения НК РФ дают возможность просить о продлении срока для подготовки и представления запрошенных документов. Сделать это нужно достаточно быстро — на следующий или в этот же день после получения требования (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Для сообщения составляется специальное уведомление по форме, утв. приказом ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34. Если вы написали письмо с просьбой об отсрочке в произвольной форме, а ФНС вам отказала по причине неправильного уведомления – можем вас порадовать. Отказ в продлении срока по уведомлению, составленному в произвольной форме, считается незаконным. Это отмечает ФНС России в письме от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216. В любом случае в уведомлении обязательно должны быть причины, объясняющие невозможность представления документов в положенный срок, а также срок, в который документы могут быть представлены. При этом ограничений по сроку продления не установлено (письмо Минфина РФ от 18.12.2015 № 03-02-08/74563).
Стоит отметить, что направление такого уведомления не гарантирует автоматического продления инспекцией отведенного изначально срока. Инспекция может и отказать в продлении. Причем она вовсе не обязана объяснять и аргументировать причины своего отказа (письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).
Что будет, если не проверить контрагента
Если налоговики решат, что сделка фиктивная и направлена лишь на получение налоговой выгоды, они отменят затраты по налогу на прибыль (УСН, ЕСХН) или вычеты по НДС, которые связаны со спорным контрагентом. Соответственно, придётся доплачивать налоги. Такое может случиться, даже если у вас все чисто.
Если налоговики докажут, что у контрагентов не было возможности поставить товар, выполнить работы или оказать услуги, суд встанет на их сторону.
Доказать фиктивность сделки могут такие факты:
- Контрагенты не находятся по адресу государственной регистрации.
- Налоговую отчётность сдают с нулевыми или минимальными суммами.
- У контрагентов нет возможности выполнить обязательства: нет оборудования, сотрудников и т.д.
- Нет расходов, связанных с исполнением обязательств: на закупку товаров, аренду помещений и коммунальные платежи, выплату зарплаты и т.п.
Этап 2. Электронный контроль
Получение информации в отношении контрагента из общедоступных электронных сервисов. Все они размещены на сайте налогового органа в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента»:
- Выписка из ЕГРЮЛ.
- Сообщения из журнала «Вестник государственной регистрации».
- Сведения о лицах, в отношении которых установлено, что они не являются участниками или руководителями юридического лица.
- Сведения о компаниях, имеющих задолженность по уплате налогов, в том числе не представляющих налоговую отчетность более года.
- О дисквалифицированных лицах.
- Сведения об отсутствии компании по месту регистрации.
- Сведения по Арбитражным судам, в т.ч. заявления о признании банкротом.
- Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц.
Когда инспекторы вправе требовать документы?
Согласно 93 статьи Налогового кодекса, налоговые органы имеют право потребовать для проверки документы у налогоплательщика по нескольким причинам.
3 основания для истребования документов:
- В ходе поверки данного налогоплательщика.
- В ходе проверки контрагента данного налогоплательщика.
- В ходе проверки конкретной сделки данного налогоплательщика.
В ходе каких мероприятий могут быть истребованы документы:
- Выездная налоговая проверка.
- Камеральная налоговая проверка.
- Встречная налоговая проверка.
- Вне проверки, по требованию — в случае обоснованной необходимости. В данном случае налоговики обязаны указать, в связи с чем возникла необходимость в истребовании документации, например, какое именно проводится мероприятие налогового контроля, или же причина истребования документации недоимка/задолженность. При запросе данных налоговики должны указать сведения, позволяющие понять, о какой именно сделке идет речь.
Обратите внимание: обновлен бланк уведомления о невозможности предоставления документации.
В прошлом году, а точнее в июне 2019 года, Федеральная налоговая служба изменила бланк уведомления о невозможности представления в установленный срок документов. Изменения внесены как в бумажную форму уведомления, так и в электронную. Изменения связывают с введенной в 2018 году законодательной нормой, согласно которой можно не отправлять документы в ФНС повторно.
В бланке предусмотрены три «сценария»:
- первый блок заполняется, если есть конкретная причина продления срока,
- второй блок заполняется, если документы утрачены или они переданы аудиторам,
- третий блок на случай, если запрашиваемые документы ранее уже были представлены ИФНС.
Что могут запросить при проверках?
Суровая реальность: все, что хоть как-то связано с исчислением уплатой проверяемых инспекцией налогов может быть истребовано у кого угодно. Складывается стойкое впечатление, что скоро никого не удивит истребование, например, свидетельства о рождении главного бухгалтера, ведь именно главный бухгалтер отвечает за исчисление и уплату налогов в компании.
Обратной стороной медали выступает возможность злоупотребления должностными лицами налоговых органов своими полномочиями.
И именно из-за таких злоупотреблений, а вовсе не из-за желания налогоплательщика сокрыть компрометирующую его информацию, часто возникает нежелание отвечать на запросы налоговых органов. А иногда бывают и откровенные глупости.
Так, совсем недавно в Свердловской и Челябинской областях налогоплательщикам приходили требования с просьбой представить «документы, подтверждающие выполнение работ непосредственно в космическом пространстве».
Скорее всего, данная формулировка была транслирована из ст. 164 Налогового кодекса РФ, предусматривающей применение ставки 0%, и бездумно скопирована из требований, выставленных какой-либо из структур Роскосмоса. Однако для бухгалтеров других компаний такие формулировки, дававшие повод задуматься о бескрайних просторах вселенной, вызывали недоумение и ухмылку.
Учет ранее вынесенных решений суда
В постановлении АС Северо-Кавказского округа от 13.02.2018 года по делу № А53-32464/2016 в качестве доказательства надежности контрагента выступило другое судебное решение. Проверяя налогоплательщика, ИФНС углядела в его сделках связи с однодневками. Однако сгоряча к разряду таковых проверяющие отнесли вполне добропорядочных партнеров организации. Подтверждая их надежность, компания представила доказательства своего долгосрочного с ними сотрудничества. Кроме того, их добросовестность ранее уже была подтверждена судом в других разбирательствах.
Похожая ситуация сложилась и в другом деле, в отношении которого вынесено постановление АС Поволжского округа №Ф06-30805/2018 от 03.04.2018 года по делу №А12-17016/2017.
Последствия встречной проверки для контрагента
Почему истребование документов (информации) о проверяемом налогоплательщике может доставить неприятности контрагенту, несмотря на то что фактической проверке подвергается не он?
Как мы уже заметили, в ходе встречной проверки могут быть установлены нарушения в порядке отражения отдельных операций в учете и отчетности, неисполнение налоговых обязательств контрагентом или получены доказательства, свидетельствующие об искусственном создании налогоплательщиком совместно с его контрагентом условий для получения необоснованной налоговой выгоды. Эти обстоятельства могут повлечь назначение выездной налоговой проверки уже в отношении контрагента и привести к доначислению налогов.
Несомненно, подозрения налоговиков зачастую не оправдываются, но контрагенту тем не менее приходится подтверждать факт взаимоотношений с проверяемым налогоплательщиком огромным количеством документов, найти которые в бухгалтерских подшивках, отксерокопировать и представить в инспекцию порой достаточно трудно. Если организация не успеет в установленный срок представить затребованные документы или вовсе откажется представить их, данный факт будет признан налоговым правонарушением и повлечет ответственность, предусмотренную ст. 129.1 НК РФ. Указанной нормой установлен штраф в размере 5 тыс. руб. (п. 1), а в случае повторного нарушения в течение года — 20 тыс. руб. (п. 2).
ФАС МО в Постановлениях от 06.08.2012 N А40-110416/11-99-473, от 27.07.2012 N А40-110393/11-99-472 указал, что повторным признается правонарушение, совершенное одним лицом в течение одного календарного года после привлечения его к ответственности по п. 1 ст. 129.1 НК РФ (после наложения взыскания за первое правонарушение). Вынесение же инспекцией в один день нескольких решений по ст. 129.1 повторности не образует.
Стоит не упустить из виду важный момент. Привлечение контрагента к налоговой ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ за непредставление документов в установленные сроки или на основании п. 2 данной статьи за отказ, уклонение от представления имеющихся документов со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа или представление документов с заведомо недостоверными сведениями неправомерно, поскольку ответственность в рамках встречной проверки прямо оговорена в специальной норме, посвященной истребованию документов (информации) о налогоплательщике, — п. 6 ст. 93.1 НК РФ . Аналогичным образом рассуждают, в частности, ФАС ЗСО в Постановлении от 02.03.2009 N Ф04-623/2009(1322-А75-49), ФАС ЦО в Постановлении от 22.12.2008 N А36-2108/2008, ФАС МО в Постановлении от 26.03.2009 N КА-А40/2089-09. Заметим, что ст. 126 НК РФ касается ответственности самого налогоплательщика за непредставление документов. Стремление же налоговиков применить санкцию по ней понятно: штраф за нарушение в 2 раза больше, чем по п. 1 ст. 129.1 НК РФ. И, между прочим, в арбитражной практике есть исключения — судьи, поддержавшие налоговиков, несмотря на прямое указание в п. 6 ст. 93.1 НК РФ на норму ст. 129.1, признали правомерным привлечение к ответственности согласно п. 2 ст. 126 НК РФ, поскольку организация выразила прямой отказ от представления истребуемых документов (Постановления ФАС МО от 22.07.2011 N КА-А40/7621-11, от 16.11.2009 N КА-А40/11998-09).
Вручение и получение поручения и требования
Зачастую в организацию поступает телефонный звонок из налоговой инспекции с просьбой представить для встречной проверки документы, перечень которых инспектор продиктует по телефону или отправит по факсу. Так проверяющие поступают в основном с добросовестными и исполнительными контрагентами. Фактически требование вручат компании, когда та принесет запрошенные документы. Несмотря на то что такой вариант истребования документов незаконен, для организации он представляет определенную выгоду. При большом объеме затребованных документов появляется дополнительное время для их подготовки, ведь, пока в требовании не будет стоять отметка о вручении, нельзя говорить о начале исчисления срока для их представления в инспекцию.
Законодательством же установлены всего три способа вручения требования (п. 1 ст. 93, п. 4 ст. 93.1 НК РФ):
- лично руководителю (законному или уполномоченному представителю) под расписку (факт и дата получения должны быть удостоверены в требовании подписью получателя);
- по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в электронном виде;
- по почте заказным письмом с уведомлением, если перечисленными способами требование вручить не удалось.
В последнем случае документ считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма. Причем шестидневный срок исчисляется в рабочих днях согласно п. 6 ст. 6.1 НК РФ. Вот такой способ вручения вызывает наибольшее количество споров, связанных с определением момента получения требования, ведь именно от этого факта зависит начало исчисления срока для представления документов.
Документы (информация), относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика
Какие именно документы, помимо счетов-фактур, накладных, выставленных непосредственно в адрес лица, в отношении которого проводятся контрольные мероприятия, или полученных от него, вправе затребовать налоговый орган на основании п. 1 ст. 93.1 НК РФ? Кто может определять «относимость» и взаимосвязь истребуемых документов с предметом проверки?
Исходя из того, что в силу пп. 2 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 82 НК РФ функции по проверке правильности исчисления и уплаты налогов возложены налоговым законодательством на налоговые органы, именно они (их должностные лица) вправе определять целесообразность истребования, полноту и комплектность необходимых для проверки и анализа документов, а также степень их непосредственной или косвенной связи с деятельностью проверяемого налогоплательщика с учетом всех имеющихся у него доказательств и обстоятельств, а не организация, на которую в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 23, п. 5 ст. 93.1 НК РФ возложены обязанности их представлять. Безусловно, компания на основании пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ имеет полное право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, не соответствующие законодательству, но это, на наш взгляд, применимо к таким случаям, когда, например, в Налоговом кодексе четко прописаны порядок, процедура или сроки проведения контрольных мероприятий, а контролирующий орган их нарушает. А вот в отношении критериев или признаков, по которым документы или информация могут относиться к деятельности проверяемого налогоплательщика, ничего в налоговом законодательстве не сказано, не установлен и перечень таких документов, поэтому организации решать этот вопрос по своему усмотрению не должны.
Так, Пятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 05.10.2011 N А51-7061/2011 отклонил утверждение общества, что истребованные документы не относятся к деятельности проверяемого лица, отметив, что оно является субъективным умозаключением, противоречащим порядку и целям проведения налоговой проверки, установленным налоговым законодательством РФ.
Правда, налоговый орган (как и в рассмотренном выше деле) должен четко обосновать необходимость истребования документов и доказать их связь с деятельностью проверяемого налогоплательщика, чтобы у компании-контрагента не было сомнений в законности истребования. Попробуем объяснить мотивы налоговиков и рассмотрим случаи истребования некоторых документов в отдельности.
Книга продаж. В отношении ее представления по требованию, по идее, не должно возникать особых вопросов. Несмотря на то что этот документ является регистром учета операций самой организации — поставщика товаров в адрес проверяемого налогоплательщика, очевидно, что он может содержать информацию о проверяемом налогоплательщике (сведения о хозяйственных операциях с ним). Более того, сведения в книге продаж сопоставляются в ходе проверки с данными книги покупок проверяемого налогоплательщика и счетами-фактурами, ведь книга продаж должна подтверждать факт регистрации счетов-фактур, выставленных в адрес проверяемого налогоплательщика, и отражение их в налоговом учете контрагента, а также служить основанием для исчисления НДС самим контрагентом. Кстати, этим, в частности, объясняется и требование некоторых инспекций предоставить не выписку из книги (например, копию листа, где отражен затребованный счет-фактура), а всю копию книги за налоговый период, в котором произошла отгрузка в адрес проверяемого лица. Ведь по ее итогу налоговики установят полноту исчисления НДС по интересующей сделке в налоговой декларации контрагента. Контролеры не исключают такую ситуацию: именно этот счет-фактура в книге покупок был отражен, а в декларацию по НДС поставщика не попал, соответственно, НДС в бюджет не был исчислен.
Посоветуем: если листов в книге продаж за налоговый период уж очень много, что как раз характерно для торговых организаций, то можно выяснить у налогового инспектора, выставившего требование, можно ли представить книгу в виде выписки тех позиций, в которых фигурирует отгрузка в адрес налогоплательщика, вместе с последним листом, на котором указана итоговая сумма НДС, исчисленная по всем выставленным за налоговый период счетам-фактурам.
К сведению. Коллегия судей ВАС признала действительными судебные акты первой, апелляционной и кассационной инстанций, единогласно принявших сторону налоговой инспекции в отношении истребования книги продаж, включая дополнительные листы к ней, и Определением от 19.01.2012 N ВАС-17466/11 в передаче дела в Президиум отказала.
Причины, которые не являются обоснованными для отказа в предоставлении документов или информации
К сожалению, далеко не всегда от запросов в рамках встречной налоговой проверки можно отказаться, за последнее время требования контролеров ужесточились, а суды все чаще поддерживают их в спорах с налогоплательщиками.
Так, нельзя игнорировать запрос из ФНС, если:
Налоговики даже не указали конкретного контрагента, в отношении которого производятся встречные контрольные мероприятия.
Сейчас политика такова, что налоговики имеют право не указывать наименование контрагента, по которому запрашиваются документы, на запрос все равно нужно обязательно отвечать (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда по делу № А60-7275/2019 от 16 августа 2019 года).
Кстати, такое обстоятельство является наиболее опасным и для вас, и для ваших контрагентов, ведь тогда вам придется самостоятельно вычислять, какие именно операции попали под прицел контролеров и по какой причине.
Выписано требование по встречной проверке, в котором указано, какие предоставить документы, но не указано за какой период.
На это требование вы тоже обязаны ответить, если в требовании есть перечень документов, считается, что вы самостоятельно можете определить, к какому контрагенту они относятся, а следовательно, определить и период. При этом организация не вправе самостоятельно решать, какая информация относится к налоговому контролю, а какая нет (постановление АС Уральского округа № Ф09-5656/18 по делу № А76-3566/2018 от 27 сентября 2018 года).
К вам поступило требование на предоставление копий трудовых книжек штатных сотрудников, хотя проверяют деятельность вашего контрагента.
На первый взгляд логики в таком требовании нет, но выполнить его и предоставить копии книжек вы обязаны. В ходе встречных контрольных мероприятий инспекторы праве запрашивать у контрагентов проверяемой организации любые документы по любым налогам за любые периоды. Причем, контролерам предоставлено право самостоятельно решать какие документы имеют взаимоотношений с проверяемой организацией, тут у них полный карт-бланш.
Что можно не предоставлять и на какие вопросы можно не отвечать и на каком основании?
Теперь рассмотрим ситуации, когда налоговикам можно отказать и не предоставлять те или иные данные.
Можно отказаться от предоставления документов, которых у вас просто нет.
Например, если у вас заключен договор оказания консультационных услуг, а налоговики запросили копии ТОРГ-12, путевых листов или вообще актов КС-2 и справок КС-3, то в ответе на требование так и напишите, что у вас с контрагентом заключен договор оказания услуг, который не предусматривает оформления запрашиваемых документов.
Такое право дает вам дает пункт 5 статьи 93.1 НК РФ, он в подобной ситуации поможет избежать штрафа по статье 126 НК РФ.
Вы вправе не представлять документы в налоговый орган повторно.
Правда, тут есть нюансы. Разрешено без штрафов не представлять повторно документы (информацию), которые ранее уже были представлены инспекцию, но не игнорируйте запрос налоговиков, в течение пяти дней после получения требования, сообщите в ФНС о том, что запрошенные документы уже представлялись ранее (в пункте 5 статье 93 НК РФ).
На вас возлагается обязанность представить только те документы, которые не сдавали ранее. Также придется подать документы повторно, если вы ранее предоставляли налоговикам оригиналы и на момент запроса они вам их вернули.
Вы можете не представлять документы срок хранения которых истек.
Чтобы избежать штрафа, по общему правилу не игнорируйте запрос из налоговой инспекции, а письменно известите инспектора, что у вас нет запрошенных документов, так как по ним законно истек срок хранения. В таком случае инспекторы опоздали с контрольными мероприятиями по запрашиваемой первичке.
Вы вправе не пускать сотрудников ФНС на вашу территорию.
У инспекторов нет полномочий в рамках встречной проверки производить осмотр на территории налогоплательщиков. В прошлом году Верховный суд поддержал компанию в апелляционном определении № АПЛ19-333 от 27 августа 2019 года. Однако если сделка была реальной, то вы можете пустить контролеров, чтобы они, например, убедились в наличии у вас склада для хранения товара и так далее. Обычно контролеры рвутся на территорию контрагента проверяемого лица, когда подозревают нереальность сделки. Пускать или не пускать на свою территорию контролеров — это ваше право, а не обязанность.
Разрешается не предоставлять секретные рецептуры и технологию производства.
В недавнем споре налоговики запросили у организации рецептуру алкогольных напитков, на что получили отказ. Судьи поддержали налогоплательщика, пояснив, что уникальная рецептура технологии производства не является документом, используемым для контроля за правильностью исчисления и уплаты налога, поскольку не относится ни к первичным учетным документам, ни к аналитическим регистрам налогового учета, а также не содержит расчета налоговой базы. В таком случае штраф за отказ неправомерен (постановление АС Поволжского округа № Ф06-42680/2018 от 1 февраля 2019 года).
Если вас вызывают на допрос на «нейтральной территории».
Инспекторы в праве в рамках контрольных налоговых мероприятий вызывать в качестве свидетеля граждан, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проводимой проверки, в том числе, директора организации-контрагента (пункт 1 статьи 90 НК РФ).
Основания и цель проведения встречных проверок
Основанием для истребования документов (информации) при встречной проверке является осуществление налоговыми органами камеральной или выездной проверки налогоплательщика. При этом документы (информация) истребуются у контрагента или иных лиц, которые располагают конкретными документами (информацией) о деятельности проверяемого (при камеральной или выездной проверке) или о конкретных сделках.
Таким образом, необходимо сделать следующий вывод: при встречной проверке сам контрагент и его деятельность налоговыми органами не проверяются, а у него истребуются документы (информация), необходимые налоговым органам для проведения полной и всесторонней налоговой проверки налогоплательщика (ст. ст. 88, 89, 93.1, 101 НК РФ).
Обратите внимание!